Seis passos para uma reunião eficiente
O principal objetivo da reunião de trabalho é decidir e acelerar processos e decisões. Eis o paradoxo: muitas vezes, as reuniões tornam-se horas perdidas em que nada efetivamente fica decidido. Muitas delas sequer precisavam acontecer, porque muitos procedimentos e atividades podem ser organizados por meios online e conversas rápidas em mensagens instantâneas. Por isso, hoje resolvemos trazer um pouquinho aqui para o blog como as reuniões da Zan funcionam e contar porque elas dão certo.
1. O que você precisa resolver pode ser conversado rapidamente via aplicativos de mensagens, por exemplo? É só uma pergunta? É urgente?
Pense nisso e se puder resolver online, faça! Economizar tempo e transporte melhora o desenvolvimento da sua produção.
2. Defina e anote os tópicos que precisam ser conversados durante a reunião
Assim fica mais fácil e rápido porque você e seus colegas e líderes chegam pré-organizados e vão direto ao ponto.
3. Tenha um facilitador
É muito importante que alguém conduza a reunião e lidere as discussões. Isso ajuda a passar mais rapidamente de um ponto a outro e, também, organizar as falas de todos para que ninguém saia prejudicado. O facilitador não necessariamente precisa ser o líder, mas sim a pessoa que está à frente do assunto a ser conversado.
4. Delimite o tempo da reunião
Uma hora? Duas? Defina e respeite esse tempo. Isso ajuda a não procrastinar e ainda faz todo mundo sair do encontro com a sensação de tempo bem investido.
5. Participa quem precisa e quem participa, colabora!
Nem todo mundo da empresa precisa estar presente em toda reunião, mesmo se a empresa tiver poucos colaboradores. Só os envolvidos no assunto devem fazer parte desse encontro e todos que participam devem contribuir!
6. Escolha um local que tenha a cara da empresa!
Nem sempre o ambiente corporativo é o ideal para reuniões. Principalmente aquelas que precisam de criatividade e leveza. Na Zan, as reuniões acontecem em padarias ou cafés! Chamamos carinhosamente de #CaféDaZan. E a cada xícara, uma nova ideia começa a ser colocada em prática!